Das Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet zu haben, total geschafft zu sein und am Ende trotzdem wenig bis nichts geschafft zu haben, ist sehr auslaugend. Die Motivation lässt nach und das Stresslevel nimmt zu, vor allem wenn man einen ganzen Tag über fast nur mit Zeitfressern zu tun hatte.
Die Folgen des dauerhaften Stresses finden sich oftmals in psychischen Erkrankungen wieder oder auch in körperlichen Beschwerden, wie anhaltenden Rücken- oder Nackenschmerzen. Effizient Arbeiten kann demnach auch wirksam ein besseres Stressmanagement unterstützen.
Um das zu vermeiden, lohnt es sich einen Einblick in Methoden zu erlangen, die dabei helfen, die Effizienz zu steigern. Das heißt jedoch nicht, dass du wie am Fließband arbeiten musst. Ganz im Gegenteil, Pausen sind sehr wichtig für das effiziente Arbeiten.
In diesem Sinne wirst du in diesem Artikel mehr über effizientes Arbeiten erfahren. Das selbst gesetzte Ziel darf hier für dich gerne auch das direkte Umsetzen der Tipps sein.
Du wirst garantiert begeistert sein, wie schnell du deine Aufgaben erledigen kannst und wie dich das eventuell sogar vor gesundheitlichen Folgen schützen kann.
Effizient Arbeiten Definition
Möchte man während der Arbeit effizienter werden, so bedeutet das, dass im Team bereits festgelegte Arbeiten in kürzerer Zeit oder mit weniger Aufwand erledigt werden können. Dementsprechend werden Optimierungsmaßnahmen vorgenommen, damit für einzelne Aufgaben nicht nur weniger (Zeit-)Aufwand betrieben wird, sondern auch im Allgemeinen der Erfolg des Unternehmen durch die Effizienzsteigerung erhöht wird.
Was bedeutet Effizienz?
Effizienz geht im Generellen davon aus, dass so wenig Ressourcen wie möglich benötigt werden, damit eine Aufgabe erfolgreich erledigt werden kann. Die Frage stellt sich danach, wie Unternehmen Projekte gestalten und zum Abschluss bringen können, während diese so ressourcenschonend geplant werden.
Dabei werden Aspekte, die weniger gut funktionieren oder zu viele Ressourcen benötigen, ausgegrenzt, um zu sehen, wie die anstehende Aufgabe mit weniger Aufwand erledigt werden kann. Das führt infolge zu einer Steigerung der Effizienz, da es zwar weiterhin darum geht, die Dinge richtig zu erledigen, aber das Hauptargument die Reduktion der dafür benötigten Ressourcen oder die Erweiterung mit wichtigen Ressourcen darstellt.
Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität?
Effektivität arbeitet stets auf ein gewisses Ziel hin, welches egal wie erreicht werden soll. Die Maßnahme, die herangezogen wird, soll ein gewünschtes Ergebnis bringen und es spielt keine Rolle wie lange das dauert. Der Unterschied lässt sich gut erklären, indem ein kleines Beispiel aus der Physik herangezogen wird.
Bei dem Infinite-Monkey-Theorem wird postuliert, dass ein Affe, der vor eine Schreibmaschine gesetzt wird, fast sicher irgendwann ein Buch schreiben können wird. Da er voraussichtlich ohne Struktur und zusammenhanglos Buchstaben tippen wird, gilt es bei dieser Theorie als eine Voraussetzung, dass der Affe unendlich viel Zeit zum Tippen hat. Wäre das Theorem vollständig beweisbar, so wird das Ziel, dass ein Buch geschrieben wird, irgendwann erfüllt sein.
Der Einsatz des Affen wäre demnach effektiv, weil dieser zum Ziel kommt. Effizient wäre die Nutzung einer wichtigen Ressource, wie beispielsweise ein Schriftsteller. Dieser weiß, wie er ein Buch schreiben kann und schafft dies aufgrund seiner Erfahrung relativ schnell. Somit kommt auch er zum Ziel, jedoch um Längen schneller und mit weniger Aufwand.
Effizientes Arbeiten lernen
Übertragen wir diese Unterschiede auf unseren Büroalltag, so kommt man zu folgenden Schlüssen.
Arbeitet man effektiv, aber nicht effizient, so leidet die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens möglicherweise darunter. Die Mitarbeiter kommen zwar zum Ziel, jedoch dauert dies eventuell viel länger oder es gilt als umständlicher als nötig. Effizientes Arbeiten zu lernen bietet hierfür die Lösung.
Andersherum lässt sich in diesem Blickwinkel infolge aber auch eine Herausforderung erkennen, wenn man nur auf Effizienz setzt, aber nicht auf Effektivität. So kann es nämlich passieren, dass man zwar sehr viel geschafft hat, aber dennoch nicht zum Ziel gekommen ist. In diesem Zusammenhang kann durch das effiziente Arbeiten nochmal mehr Stress entstehen, weil vielleicht auch mehr Aufgaben angenommen werden. Im Endeffekt sollte effizientes Arbeiten also stets mit Effektivität verbunden werden.
Wie kann man die Effizienz steigern?
Abseits von der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, müssen sämtliche Methoden zur Steigerung der Effizienz auch ein gesundes Arbeiten zur Folge haben. Denn nur ein ausgeglichener und gesund geforderter Mitarbeiter ohne Beschwerden, kann seine Effizienz steigern und infolge auch ressourcenschonende und gute Arbeit erledigen.
Wie kann man effektiver arbeiten?
Realistische Deadlines setzen
Wir neigen dazu, uns ewig Zeit zu lassen, für Aufgaben, bei denen kein konkreter Abgabezeitpunkt erforderlich ist. Indem man sich selbst die entsprechenden Deadlines setzt, kann man sich somit selbst besser strukturieren. Natürlich muss die Deadline realistisch bleiben, damit man nicht in ein negatives Druckgefühl gerät. Ein Projekt, dass einige Stunden Arbeitszeit braucht, kann nicht in 30 Minuten erledigt werden. Sich klare Ziele zu setzen hilft bei der Umsetzung.
Projekte in Teilaufgaben unterteilen
Steht man vor einem großen und langwierigen Projekt, kann dieses wie ein sehr großer Haufen Arbeit wirken, der schwer zu bewältigen zu sein scheint. Unterteilt man das große Projekt jedoch in einzelne Schritte und setzt aus diesen einen konkreten Zeitplan zusammen, so weiß man zu jedem Zeitpunkt genau, was als nächstes gemacht werden muss. Der Vorteil davon ist auch, dass man am nächsten Arbeitstag sich nicht immer vollständig neu reinarbeiten muss.
Methoden für das Selbstmanagement nutzen
Mit der Methode Getting Things done werden die anstehenden Aufgaben in fünf Schritten zusammengefasst, aufgeklärt, organisiert, nach Wichtigkeit reflektiert und infolge dann letztendlich auch gemacht. Aufzuschreiben, welche Punkte noch erledigt werden müssen, kann dabei helfen den Kopf leichter freizukriegen, sich besser zu konzentrieren und die psychische Belastung bei der Arbeit zu verringern. Auch wenn Aufgaben nach Relevanz und Notwendigkeit unterteilt werden, kann man Deadlines besser einhalten und produktiver arbeiten.
Effizienter arbeiten mit Zeitmanagement
Wie im Vorherigen bereits angeschnitten, bieten Methoden zu einem besseren Selbstmanagement viele Möglichkeiten, um effizienter und auch effektiver zu arbeiten. Dazu spielt zum großen Teil das Zeitmanagement bei der Arbeit mit rein.
Beispielsweise können bestimmte Tools zum Überwachen der Arbeitszeit hilfreich sein, um herauszufinden, wie lange man für bestimmte Bereiche benötigt.
Sobald das bekannt ist, lässt sich der Tag besser strukturieren. Unnötige Abläufe können durch produktive Tätigkeiten ersetzt werden. Dazu gehören auch geregelte Pausenzeiten und beispielsweise eine aktive Pause. Ein kleines Workout oder ein Spaziergang kann die Kreativität und die Produktivität fördern und zudem noch Rückenbeschwerden vorbeugen.
Lässt du dich von der Arbeit oft mit einem kurzen Blick aufs Smartphone oder dem Checken der Mails ablenken, verlierst du den Fokus und somit auch wertvolle Zeit. Multitasking gilt oft eher als ablenkend. Am besten arbeiten wir produktiv, wenn wir uns gezielt auf eine Sache konzentrieren und eventuelle Zeitfresser eliminieren.
Dazu gehört auch das Delegieren von Arbeit und Verantwortung. Gibt es jemand anderen, der noch mehr Zeit frei hat als du und der Lust hat auf eine neue Herausforderung, dann gib Aufgaben auch mal ab. Das schadet niemanden und sorgt zusätzlich für eine angenehme und unterstützende Arbeitsmoral im Team.
Es ist jedoch nicht immer sonderlich sinnvoll, jede freigeschaufelte Zeit sofort mit neuen und weiteren Aufgaben zu fühlen. Das führt dann zu einem erhöhten Stresslevel und sorgt auch dafür, dass man sich wiederum schlechter konzentrieren kann. “Nein” zu einer Vielzahl weiterer Aufträge zu sagen, ist demnach keine Schande sondern gehört zum effizienten Arbeiten dazu. Besser ist es in diesem Fall sich eine gewisse Menge an Arbeit vorzunehmen und das Erfolgserlebnis zu genießen, wenn man diese vollständig erledigt hat.
Effizientes arbeiten im Büro und im Homeoffice
Letztendlich lässt sich folgender Schluss ziehen: Um effizienter zu arbeiten, ist es ungemein wichtig, gesünder zu arbeiten. Konstruktive Anpassungen im Arbeitsalltag können hierbei schon einiges mehr Effizienz schaffen und zusätzlich auch die typischen Bürokrankheiten, wie psychische Leiden, Rückenschmerzen oder Nackenschmerzen zu vermeiden.
Egal ob du im Homeoffice oder im Büro arbeitest, es lauern immer wieder Ablenkungen auf dich, die dich von deinem produktiven Fokus abbringen. Diese solltest du erkennen und eliminieren, sodass du mehr Zeit und Raum hast für die Dinge, die du erledigen musst. Bestimmte Zeitmanagement Tools oder Methoden zum Selbstmanagement können dir dabei helfen.
Mehr Effizienz durch Ergonomie und Gesundheit am Arbeitsplatz
Effizientes Arbeiten kann dir dabei helfen den Druck und den Stress bei der Arbeit zu verringern. Mit wiederkehrenden Bewegungspausen, kurzen Workouts und auch einer aufrechten Haltung unterstützt du zusätzlich deine Konzentration und tust auch deinem Rücken einen großen Gefallen. Zusätzlich dazu sind ergonomische Bürostühle durchaus hilfreich bei der Aneignung eines gesunden und damit effizienteren Arbeitsalltag. Sie unterstützen bei einer aufrechten Körperhaltung und wirken so gesund und gezielt Rückenschmerzen entgegen. Auch bestehende Beschwerden können mit der richtigen Ergonomie am Arbeitsplatz gesenkt werden. Das lindert Stress und sorgt für mehr Effizienz beim Arbeiten.
Rückenschmerzen und allgemeine körperliche Beschwerden lösen Stress im Körper aus, der sich auch auf deine Wahrnehmung und deine Produktivität auswirkt. Achte demnach auf ein angenehmes Arbeitsklima, aktive und regelmäßige kurze Pausen und einen ergonomisch optimierten Arbeitsplatz. Dadurch, dass der Kreislauf durch Bewegung in Fahrt kommt, kann auch unser Gehirn dadurch besser arbeiten, weil es mit mehr Sauerstoff versorgt wird.
Zur Steigerung der Effizienz und Effektivität beim Arbeiten gehören also nicht nur Möglichkeiten, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu schaffen, sondern auch auf achtsame und gesunde Gewohnheiten und regelmäßige Pausenzeiten. Während der Pause sollte man es vermeiden über die Arbeit nachzudenken oder über sie zu sprechen, damit man nach der Pause auch wieder mit neuer Energie weitermachen kann.